Một số tính năng hữu ích của Kutools for
Excel gồm: mở rộng vùng làm việc của bảng tính ra toàn màn hình, nối
tách nhiều file Excel hoặc nhiều sheet trong file, chuyển đổi dữ liệu
giữa vùng này với vùng khác, định dạng lại kiểu chữ cho toàn bộ văn bản,
tìm nhanh giá trị lớn nhất, nhỏ nhất hay giá trị bị lỗi trong toàn bảng
tính,…
Sau khi cài đặt, trên giao diện Microsoft Excel sẽ có thêm thẻ Kutools để bạn truy cập vào các công cụ của Kutools for Excel.
Hướng dẫn sử dụng các tính năng nổi bật nhất của Kutools for Excel
1. Excel Explorer
Sau
khi cài Kutools for Excel, phía trái giao diện Excel sẽ xuất hiện thêm
khung Excel Explorer liệt kê các file Excel đang mở và cấu trúc các
sheet, các cột trong file. Nhờ vậy, bạn có thể chuyển sang làm việc với
một file, hay một sheet khác rất nhanh chóng. Thẻ Sheets trong khung
Excel Explorer hiển thị tên các file Excel đang mở tại mục Workbooks.
Bạn bấm vào tên file để xem nội dung của file đó. Các sheet trong file
sẽ được liệt kê tại mục Worksheets phía dưới.
Kutools for Excel tự động nhận diện giá
trị ở dòng đầu tiên của mỗi cột trong bảng tính để làm tên cột. Để xem
giá trị các cột trong bảng tính, bạn chuyển sang thẻ Columns. Bạn nhấp
vào tên cột để chọn toàn bộ cột đó trên bảng tính.
2. Phóng to vùng làm việc
Để mở rộng giao diện bảng tính ra toàn màn hình cho dễ làm việc, bạn vào menu Kutools, bấm mục Max Workspace trên thanh Ribbon.
Giao diện Excel sẽ được phóng to ra toàn
màn hình. Bạn nhấp vào các biểu tượng từ lớn đến bé tại hộp Workspace
tools ở góc phải màn hình để điều chỉnh độ phóng to giao diện theo ý
thích. Để trở lại giao diện như cũ, bạn bấm biểu tượng ngoài cùng phía
trái hộp Workspace tools.
3. Nối, tách file Excel
Để
chia nhỏ file Excel ra làm nhiều file, mỗi file chỉ chứa một sheet
trong bảng tính, bạn vào mục Workbook Manager trong menu Kutools, chọn
Split Workbook… Ở hộp thoại hiện ra, bạn đánh dấu vào các sheet cần tách
ra rồi bấm Split. Bạn đánh dấu vào ô Skip blank worksheets và Skip
hidden worksheets để bỏ qua các sheet rỗng và sheet ẩn (chương trình sẽ
không lưu lại các sheet này). Khi thực hiện xong, tại vị trí file Excel
gốc sẽ có thêm các file Excel mới được chia ra từ file gốc, tên file
trùng với tên sheet. File Excel gốc vẫn giữ nguyên nội dung như ban đầu.
Bên cạnh tính năng chia nhỏ file Excel,
chương trình cũng cho phép bạn nối nhiều file lại làm một. Tương tự như
khi chia nhỏ, bạn vào Workbook Manager, chọn Merge Workbook… Tại hộp
thoại hiện ra, bạn bấm Add file để chọn các file Excel cần nối lại, hoặc
bấm Add folder để chọn cả thư mục. Sau khi chọn file, chương trình sẽ
hiển thị danh sách các sheet có trong file đó tại hai cột Worksheet name
và Workbook path. Bạn đánh dấu vào các sheet cần sử dụng rồi bấm Merge
để nối chúng lại. Để bỏ qua các sheet rỗng, bạn bấm mũi tên xổ xuống tại
mục Contain blank worksheets, chọn Skip all. Với các sheet bị ẩn, bạn
bấm mũi tên xổ xuống tại mục Contain hidden worksheets và chọn Skip all
(bỏ qua sheet ẩn), Keep all and show (sử dụng nội dung sheet ẩn và bỏ
thuộc tính ẩn của sheet trong file mới), Keep all and hidden (sử dụng
nội dung sheet ẩn và tiếp tục ẩn sheet trong file mới).
4. Đổi tên, tạo mới hàng loạt sheet
Mục
Worksheet Manager gồm nhiều tùy chọn để bạn thực hiện nhanh các tác vụ
liên quan đến tạo, xóa, hay sao chép, đổi tên các sheet trong bảng tính.
Để sắp xếp sheet theo thứ tự alphabet, bạn bấm Sort Worksheets. Bạn bấm
Delete Blank Worksheets để xóa toàn bộ các sheet rỗng trong file Excel.
Nếu muốn đổi tên cho toàn bộ các sheet
theo một chuẩn thống nhất, bạn chọn mục Batch Rename Worksheets… Sau đó,
bạn đánh dấu vào các sheet cần đổi tên trong ô Worksheets. Bạn điền tên
mới vào ô From input rồi đánh dấu vào ô Replace the sheet name. Toàn bộ
sheet sẽ được đổi sang tên mới, kèm theo số thứ tự phía sau, ví dụ
baocao1, baocao2, baocao3,… Thay vì đổi tên toàn bộ, tại mục Rename còn
có hai tùy chọn khác gồm: Insert in front of the sheet name (thêm một
vài ký tự thống nhất vào trước tên mỗi sheet), Insert after the sheet
name (thêm một vài ký tự thống nhất vào cuối tên sheet).
Để tạo mới hay "nhân bản” một sheet ra
nhiều sheet, bạn chọn mục Batch Copy/New Worksheets… Kế đến, bạn chọn
tác vụ thực hiện là New (tạo mới) hay Copy (sao chép). Bạn điền số lượng
sheet muốn tạo mới hoặc sao chép tại ô From input. Xong, bấm OK, hàng
loạt sheet mới sẽ được tạo ra rất nhanh chóng.
5. Định dạng lại văn bản
Kutools
for Excel giúp bạn định dạng lại kiểu viết (viết hoa, viết thường hay
viết hoa chữ đầu,…) cho toàn bộ nội dung dạng chuỗi trong bảng tính
trong nháy mắt. Trước tiên, bạn chọn khối toàn bộ bảng tính hay chỉ chọn
các chuỗi cần đổi định dạng. Kế đến, bạn bấm Modify Cells and Ranges,
chọn Text Tools... Ở hộp thoại hiện ra, bạn bấm Change case rồi nhấp mũi
tên xổ xuống tại mục Change to để chọn kiểu dữ liệu cần sử dụng:
UPPERCASE (viết hoa toàn bộ chuỗi), lower case (chỉ viết thường), Proper
Case (viết hoa ký tự đầu trong mỗi chữ), Sentence case (viết hoa chữ
đầu trong câu). Xong, bạn bấm Ok, các chuỗi trong bảng tính sẽ được định
dạng theo đúng ý bạn.
Ngoài ra, trong hộp Text Tools còn có
thêm các tùy chọn thú vị khác cho việc định dạng chuỗi, như Add text
(thêm ký tự bất kỳ vào chuỗi), Remove by position (xóa một ký tự ở vị
trí bất kỳ trong chuỗi), Remove spaces (loại bỏ khoảng trắng trong
chuỗi),…
6. Tìm nhanh giá trị trong bảng tính
Để
tìm nhanh giá trị lớn nhất hay nhỏ nhất trong bảng tính, bạn đánh dấu
khối toàn bộ bảng tính rồi vào mục Select Tools, chọn ô cần tìm: Max
Cell (giá trị lớn nhất), Min Cell (giá trị nhỏ nhất), Wrong Cells (ô có
giá trị sai).
7. Xóa toàn bộ đối tượng trên bảng tính
Chương
trình sẽ giúp bạn xóa toàn bộ các đối tượng cùng loại ra khỏi bảng tính
như hình ảnh, biểu đồ, liên kết,… Để xóa, bạn bấm Delete Tools và chọn
loại đối tượng muốn xóa: Delete Blank Rows (xóa các hàng trống trên
sheet hiện tại hay toàn bộ các sheet có trong file), Delete Charts (xóa
toàn bộ biểu đồ), Delete Pictures (xóa toàn bộ hình ảnh), Delete Text
Effects (xóa toàn bộ hiệu ứng chữ),…
8. Mở nhiều file cùng lúc khi khởi động Excel
Với Kutools for Excel, bạn có thể thiết lập cho Microsoft
Excel mỗi khi khởi động sẽ tự mở ra nhiều file mà bạn hay làm việc. Để
thực hiện, bạn mở sẵn các file cần mở mỗi khi khởi động Excel. Sau đó,
bạn vào Common Tools, chọn Auto Open Those Workbooks Next Time…
Ở hộp thoại hiện ra, bạn đánh dấu vào
các sheet thường hay làm việc rồi bấm Ok. Những lần sau, mỗi khi khởi
động Excel, các bảng tính này sẽ cũng sẽ được mở ra để bạn bắt tay vào
công việc ngay lập tức.
Bạn tải Kutools for Excel 2.5 tại đây (dung lượng 9,07 MB, tương thích Windows Vista/7). Tiện ích hoạt động trên Microsoft Excel 2007 và 2010.
Theo genk
|